Cómo Eliminar la Mitad de las Tareas de tu Lista de Pendientes Utilizando una Matriz de Eisenhower Renovada
Prioriza tus tareas como un experto utilizando una Matriz de Eisenhower para la era digital.
Imagina que eres un chef encargado de preparar una cena importante para un evento especial. Tienes múltiples platos que debes preparar, y el tiempo es limitado. Uno de los platos requiere una elaboración meticulosa y atención especial, mientras que otro plato es más simple y puede ser completado rápidamente. ¿Qué plato abordarías primero?
En este escenario, el plato que necesita atención meticulosa sería equivalente a las tareas importantes, pero no urgentes, mientras que el plato más simple sería similar a las tareas urgentes, pero no importantes. Aunque el plato más simple podría estar listo rápidamente, sabes que la excelencia en el plato elaborado aportará un valor más significativo al evento. Aunque la urgencia puede inclinar hacia el plato más simple, reconoces la importancia de priorizar y dedicar tiempo al plato más elaborado para garantizar un impacto duradero y positivo.
Los expertos lo llaman el efecto de urgencia, y puede estar afectando tu progreso en el trabajo significativamente. Por ejemplo, cuando decides responder a un correo electrónico que exige una respuesta inmediata en lugar de concentrarte en un proyecto a largo plazo que podría marcar la diferencia en tu carrera.
Ingresando Tareas en la Matriz
A la luz de nuestras tendencias humanas menos racionales, la Matriz de Eisenhower puede ser increíblemente útil. Nombrada así en honor al 34º presidente, quien alguna vez dijo: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”, la Matriz de Eisenhower, desarrollada por el autor Stephen Covey, clasifica las tareas en uno de los cuatro cuadrantes:
- Urgente e importante.
- Importante, pero no urgente.
- Urgente, pero no importante.
- Ni urgente, ni importante.
Mientras que los Cuadrantes 1 y 2 son tus prioridades, los Cuadrantes 3 y 4 son tareas para delegar, automatizar o eliminar. Hoy en día, las herramientas digitales pueden complementar la matriz. De hecho, aplicando los principios de la automatización, puedes virtualmente eliminar dos de los cuadrantes.
Identificación del Trabajo Importante
Un hábito al que me adhiero y que, recomiendo a todos, es identificar regularmente sus prioridades. Silencia tus notificaciones, toma un bolígrafo (o pide a Siri, Alexa u otro asistente digital que tome notas por ti) y considera las siguientes preguntas:
- ¿Qué es lo que más disfrutas haciendo?
- ¿En qué te gustaría ahorrar tu energía cerebral para hacer más?
- ¿Qué tiene el mayor impacto?
Tu trabajo importante caerá en los Cuadrantes 1 y 2. El primer cuadrante es para tareas que debes hacer de inmediato (y que puedes terminar rápidamente). Las tareas importantes restantes son para el Cuadrante 2.
Recomiendo programar estas actividades en tu calendario para proteger tu tiempo y atención, y asegurarte de que no sean desplazadas por tareas rutinarias. El trabajo importante a menudo es aquello que posponemos. Es difícil comenzar porque desafía nuestra capacidad para concentrarnos, resolver problemas y crear. La automatización (en este caso, mediante el uso de una herramienta o aplicación de calendario para asignar tiempo) elimina tu fuerza de voluntad de la ecuación. Cuando llega la hora designada, no estás deliberando. Simplemente comienzas.
Hacer espacio para el trabajo significativo significa ser implacablemente selectivo sobre dónde enfocas tu tiempo. Si identificas y te adhieres a tus prioridades, serás más productivo de maneras que realmente importan.
Localizando el Trabajo No Importante
Los dos últimos cuadrantes albergan tareas que no son importantes, al menos no para que las completes tú. Las tareas del Cuadrante 3 pueden implicar trabajo crucial, como facturación o recibir actualizaciones sobre el estado de un proyecto, pero tal vez haya una forma mejor y más eficiente de completar la tarea (y ahorrar energía cerebral), o tal vez haya otra persona en tu equipo más adecuada para la tarea.
El último cuadrante es para tareas que deben ser eliminadas. Muchas de estas tareas pueden pasar desapercibidas, pero secretamente están robando tu tiempo y energía. Para identificar estas tareas no esenciales, recomiendo mapear tus flujos de trabajo, cada paso en una tarea dada desde el principio hasta el final. Examina tus procesos y dónde estás gastando tiempo y energía innecesariamente. ¿Estás verificando el trabajo, haciendo redundante el proceso? ¿Te estás sumergiendo en un agujero de redes sociales? ¿Programando reuniones cuando la comunicación asincrónica en una plataforma como Slack lograría lo mismo en menos tiempo?
Intenta eliminar a estos candidatos del Cuadrante 4 en la medida de lo posible.
Reflexiones Finales
Entiendo que el uso de herramientas de gestión del tiempo puede parecer solo otra tarea en tu lista de pendientes. Pero también he comprobado por mí mismo cómo invertir un poco al principio y ser más consciente de dónde dedicamos nuestro tiempo y atención es una de las inversiones más inteligentes que he realizado.
