Recibir archivos adjuntos de una lista en Sharepoint a la bandeja de Outlook

Una guía que puede ayudar a alguien o a mi mismo si olvidó hacer esta configuración.

Recomiendo seguir el blog de: Laura Roger. Ella explicó el uso de Flow en este video (al final del video), lo que he hecho es investigar la solución y resumir algunos puntos. Espero les funcione.

Lo primero es hacer una lista en Sharepoint (SP). He creado una lista bastante sencilla para realizar este ejemplo:

  1. ID, cedula, código
  2. Nombre o email
  3. Adjunto
  4. Comentario 1
  5. Comentario 2
Se omiten los nombres de los campos

Ahora utilizaremos Flow. Breve explicación de que es Flow.

Flow nos permite obtener el archivo adjunto del elemento creado en Sharepoint (SP), al crear una matriz almacenamos el archivo adjunto, finalmente utilizaremos esta “matriz de archivo adjunto” y lo enviamos por correo electrónico.

Comencemos:

  1. Añadir un nuevo paso “When an item is created”: Acceda a la URL del Sitio y al nombre de la Lista de SP a utilizar.

2. Añadir el siguiente paso “Delay”: permite tener un tiempo a favor para obtener el archivo adjunto sin error.

3. Añadir un nuevo paso “Get attachments”: En este paso se obtendrá el archivo adjunto del elemento creado. El nombre del sitio y el nombre de la lista siguen siendo los mismos del paso anterior. El “Id” nos permite identificar el archivo adjunto del elemento creado. ID.

4. Añadir un nuevo paso Variable — “Initialize variable”: El paso anterior nos permite tener control de los archivos adjuntos. Ahora con esta variable nos permite almacenar los archivos en una sola matriz. TK

5. Añadir un nuevo paso “Apply to each”: Este paso nos ayuda a buscar y almacenar el contenido del archivo adjunto en la matriz. El nombre del sitio y el nombre de la lista siguen siendo los mismos del paso anterior.

  • Hacemos clic en seleccione un cuadro de salida: “Get attachment content
  • Para el campo Id, seleccione la salida “ID” de la sección de activación.
  • Para el campo “File identifier”, seleccione la salida “Id

Luego haga clic en “Agregar una acción” y seleccione: Variable — Añadir a la variable matriz.

  • Para el campo Name, seleccione “attachmentArray” en el menú desplegable. (Esto fue creado en el paso 4).
  • Para el campo Value, escriba la siguiente declaración JSON:
{
"Name":,
"ContentBytes":
}
  • En “Name”, haga clic entre “:” y “,” seleccione “DisplayName
  • ”En "ContentBytes"haga clic después de “:” en Expression escriba lo siguiente: body(‘Get_attachment_content’).$content
  • No olvidar los guiones bajos para los espacios.

6. Añadir un nuevo paso: “Send an email”

Y realizamos la configuración del envío del correo:

Luego podemos personalizar el correo

Guarde su flujo, luego vaya a su lista y cree un nuevo elemento de la lista con los archivos adjuntos para probar. Recuerda ser paciente si pones el paso de “Delay”.

Flow corriendo

Debería recibir un correo electrónico con los archivos adjuntos que agregó al elemento de la lista.

Recibimos el correo con el archivo adjunto en nuestra bandeja

Esto resuelve muchos de los problemas que tenía y espero que te ayuden de alguna manera.

Me gustaría mucho que compartas tu opinión conmigo, si tienes alguna pregunta no dudes en hacerla, por el contrario si necesitas algún consejo puedes escribirme: MD.

Data Analyst | Speaker | CodeOrDie | Human Resource

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